先日、企業と電話をしなくてはならなくなりました。
実は私、電話が苦手なんです。出来るならメールで終わらせたい人間です。
どうしてこんなにも苦手か……それは耳の遠さと、自分への自信のなさからです。

私は元々、小さい声や早い声が聞き辛い耳を持っています。（障害とかじゃありませんが）
小さい頃、内緒話などありましたが、友達の声が聞こえず苦労しました。笑
電話は声だけで情報を読み取ります。相手の表情や手振り素振りが分かりません。
対話の際に声が聞き辛い時に、何度も相手に言わせてしまっている場合、
相手の表情と聞こえた声の情報を頼りに、脳が補い文を推測しています。
しかし、電話の場合はそれが出来ません。

また、電話は１対１でするものです。
自分に自信がないため、自分が分からないことを質問されたらどうしよう！などと考えてしまいます。
新人のバイトで、電話対応した時は冷や汗ものでしたよ。笑


そんな私や、似た境遇の人にはこの『電話応対での恐怖心・苦手意識を失くすための心得3カ条』という記事をご紹介します。

心得その1「ビジネストークに備える」
「“何を言われるか分からない”という不安には“電話応対トークのフローチャートを作成し、人物名や内容が正確に聴き取れるか・理解できるか分からないという不安には、電話の頻度が高い相手の会社名や部署名、氏名などをまとめたリストを準備することが有効です。ビジネス電話でのやり取りには基本形がありますのでそれを元にシミュレーションしておけば安心。先方の名称も見覚えがあれば、初耳よりも聴き取りやすさがグッと増します。どちらも簡単なものでOK。作成時に先輩から情報収集しておけば、電話応対についての相談もしやすくなり一挙両得ですよ」

このフローチャートは便利ですね。
元々私は不安なので、電話をかける前には、名前だけ変えれば良いカンペを作成してあります。
かける側としては、あとは言い回しに気を付ければ、大丈夫……だと思います。

しかし、問題は受ける側の場合です。
受ける時は用意なんてする暇も、カンペを引っ張り出す時間も中々ありませんよね。

心得その2「先輩を真似る」
「実践テクニックとしては先輩や上司の電話対応を真似るのが一番です。たいていの場合、多くの企業・団体で一般常識としてのマナー以外に“社内ルール”というオリジナルの慣習が存在します。そのような個別のケースに沿った応対をするためには“真似て覚える”しかないのです。あいさつやあいづち、了解、謝罪などの言い回しを先輩や上司から盗んでください。」

やはり、カンペがなければ覚えるしかありませんよね。トホホ。
ただし、企業に勤めればすでにカンペが用意されているようです。
細かいところは覚えるしかありませんが、数をこなして慣れることが重要、ですね！

心得その3「謝る」

「それでも応対に失敗してしまったときには、“私、新入社員のため、申し訳ございませんが詳しい担当にかわります。”という伝家の宝刀を使いましょう。誰もが通ってきた道ですから、真摯な姿勢での謝罪であれば相手の方にも理解してもらえるはずです。ただしこれは何度も使うと切り札になりませんので気を付けてくださいね」

最終手段は謝って変わる！これほど楽なことはありませんね！笑
しかし、明らかに相手からの信頼は損なわれます。
分からないことでも、自分が対応する姿勢は崩してはいけませんね！


ビジネスでは電話は必需品です。
早く電話に慣れて、スマートな電話対応がしてみたいですね！

昨日はメールの返信が来やすくなるメールの仕方でした。
今日のは『メールを待てない女VSできない男。メールを期待する女が間違っている？』という記事から。

『「今度の恋」で結婚します! 』の著者で有名な、田中ウルヴェ京さんによると

「男性は往々にして“仕事”と“恋愛”を切り離して考える生き物なんだと思いましょう。仕事モードのときに恋人や気になる人からメールがきても、急に恋愛モードに切り替えることができない。そんなときにメールが何通もきたら、男性にとってはストレスになってしまいますよ」

とのこと。
つまり、勝手に思い込んで自爆するような真似はするなということですね！
確かに不安と後悔が重なって「さっきのメールなし！気にしないで！」とか送りたくなっちゃいますよね。
でも、相手からすると「あぁ、そうなんだ。じゃあ返信しなくてもいっか」となる。
返信催促メールなら、相手のメールが重く感じちゃいますよね。

「メールは“自分が送ったらそれで終わり”ぐらいに割り切り、返信くらいできるんじゃ……という思い込みを止めたほうがいい。『一生懸命仕事をしているんだから、返信がこなくて当たり前』と相手の立場に立って考えれば気が楽になります」(田中氏)

　返信しやすい朝と夜の通勤時間を狙ってメールをしてみたり、どうしても相手が返信せざるを得なくなるような内容でメールをしてみたりなど、使えるテクはたくさんあるだろう。

　そのなかでもぜひ実践してほしいのが、「お仕事頑張ってね。返信はいらないからね」といった“返信不要”のモテメールテク。男性に「返信しなくちゃ」というストレスを与えないだけでなく、「気が利くかわいいヤツ！」と思わず胸に響いたりして、すぐに返信がくるかもしれない。(でも、期待しちゃダメ！)

やはり、相手の立場にたってメールを送り、相手の立場にたって返信を期待しちゃいけないんですね。
例え、メールを「？」で締めくくろうとも！しくしく
相手がメールしやすい時間を狙うのが良いみたいですね。
その中でも、男性は比較的朝メールするタイプが多くいるように思います。（私の身近では）
女性にとって朝は化粧やなんやと戦争！
恋愛するには朝に、余裕を持てるようにした方がいいみたいですね。

現在、大絶賛片想い中のhisaです。
いつでも気軽に連絡が出来る便利なツールであるメール。
だから返信も早く期待しちゃいますよね。
でも、期待すればするほど、メールの返信って長く感じるもの……。
今回気になった記事は栗林弥恵さんの『男女別で調査！　メールを返信しないときってどんなとき？』です。
ここには女性から男性への視点のみ紹介していきます。
男性陣は引用・参考元サイトでご確認ください。笑

とりあえず概要から。

調査期間：2010/7/8～2010/7/13
アンケート対象：COBS ONLINE会員
有効回答数 507件(ウェブログイン式)

女性陣の理由がほぼ「相手」や「メールの内容」を指すのに対し、男性陣のなかでもっとも多かった理由は「忙しいから」(29歳)。男性陣がメールを返さない理由は「自分の状況」の中にある、というのが印象的ですね。そのほか、多く見られた理由は

「日記のような内容がないメールで、何を返したらいいか分からないとき」(28歳)
「文末が『？』など質問系で終わっていないメールは、返さなくていいのだと判断する」(27歳)
「気の利いた文章が思い浮かばないから」(27歳)
「彼女といるから」(28歳)

このほか、女性陣と同じく「面倒くさい」(26歳)との意見もチラホラ。

これらの意見の中には、
「相手がすぐにメールを見られない状況にあると判断できるとき(仕事中、就寝中)」(29歳)
「相手に気を遣いすぎて、文章が頭の中でまとまらないから」(23歳)

など、あくまで相手を気遣うゆえになかなか返さない、という人も少なからずいるようです。

「絵文字がほどよく入っているような、かわいくて女の子らしいメール」(27歳)
「自分のことに興味を持ってくれていそうなとき。自分のことってつい話したくなるから」(24歳)
「悩みを聞いてほしいなど、自分を頼ってくるメール」(26歳)
「気の利いた内容のメール。できれば気の利いたときに送ってきてほしい」(27歳)
「こちらが興味のあることや、面白そうな内容のとき、趣味の話題」(22歳)

男女ともに、相手への優しさや気遣いが感じられる内容だったり、思わず興味をそそられるメールだと、返信する気になるようですね。